Käufer:innendaten & -verwaltung
Im Reiter "Ticketkäufer:innen" hast du einen Überblick über alle Ticketkäufer:innen und kannst unterschiedliche Detaillisten als Excel- oder PDF-Datei herunterladen. Folgende Listen sind verfügbar: einfache Einlassliste, E-Mail-Liste, Einlassliste mit Details und eine Käuferliste mit Details.
In der Ticketkäufer:innenübersicht kannst du auch Tickets erstellen. Dies ist beispielsweise bei Gästelistenplätzen relevant, da hier kein Kauf stattfindet und du nur Tickets generieren musst. Klicke hierzu auf Ticket erstellen, direkt neben dem Mehr Button.
Zu den einzelnen Ticketkäufen kannst du weitere Details nachschauen. Gehe hierzu auf "Aktionen". Hier kannst du unter anderem Details zum Kauf aufrufen, das Ticket oder auch die Rechnung zum Ticketkauf öffnen. Außerdem kannst du die Ticketmail erneut verschicken, falls sie verloren gegangen ist. Tickets kannst du hier auch erstatten unter Kauf zurückerstatten.
Na klar! Du hast die Möglichkeit in jedem Event nach einem Kauf zu suchen. gehe dazu einfach in deinem Ticketing auf "Ticketkäufer:innen". Dort kannst du in der Suchleiste nach Mailadresse oder Name suchen.
Du weißt nicht genau in welchem Event du suchen sollst? Kein Problem! Du kannst auch übergreifend nach einem Kauf suchen. Dazu gehst du ganz links im Menü auf "Ticketing" und dann auf "Ticketkäufe". Dort findest du die übergreifende Suche.
In der Ticketkäufer:innenübersicht kannst du auch Tickets erstellen. Dies ist beispielsweise bei Gästelistenplätzen relevant, da hier kein Kauf stattfindet und du nur Tickets generieren musst. Klicke hierzu auf Ticket erstellen, direkt neben dem Mehr Button.
Dann kannst du Name & Mailadresse eingeben und entscheiden, ob die Person das Ticket per Mail erhalten soll. Wähle die Anzahl & Variante aus und wenn du möchtest kannst du noch eine Notiz eingeben, die für dich in der Ticketliste ersichtlich ist.
Generell ist eine Rückerstattung oder Stornierung einzelner Ticketkäufe möglich. Da die Paymentgebühren nicht vollständig zurückgezahlt werden, behalten wir pro Erstattung 50% unserer Gebühren ein. Diese Erstattungskosten trägt der oder die Veranstalter:in.
Um einen Kauf ganz oder auch nur teilweise zu erstatten, gehst du in die Übersicht der Ticketkäufer:innen. Dort kannst du den Kauf mittels Name oder Mailadresse einfach in der Suchleiste suchen. Beim Kauf kannst du auf Aktionen klicken und im Dropdown Menü auf Kauf zurückerstatten, um in die Erstattungsübersicht zu gelangen.
In der Erstattungsübersicht kannst du auswählen wie viele Tickets erstattet werden sollen. Es wird dir immer angezeigt, welcher Gesamtbetrag dann erstattet wird und wie hoch die jeweiligen Erstattungskosten wären. Falls du einen anderen Betrag als den vollen Ticketpreis erstatten möchtest, so kannst du Benutzerdefiniert anklicken und den gewünschten Rückzahlungsbetrag dort eintragen. Prüfe zum Schluss nochmal alle Eingaben und klicke dann auf Jetzt zurückerstatten. Das Geld wird dem/der Ticketkäufer:in automatisch wieder gutgeschrieben.
Bitte beachte, dass 48 Stunden nach Eventende keine Erstattungen mehr über die Zentrale möglich sind.
E-Mail an alle Käufer:innen kannst du unter dem Reiter "Informationsmails" verfassen.
Hier kannst du einen Betreff für deine Mail eingeben und deine Nachricht verfassen. Außerdem kannst du auswählen, ob du die Tickets nochmal mit verschicken möchtest. Antworten auf die E-Mail Kampagnen gehen dann an die angegebene Reply-To E-Mail Adresse in den Ticketvarianten, sodass du Fragen zu deinem Event direkt beantworten kannst.
Zusätzlich hast du 2 Filtermöglichkeiten für deine Empfängerliste: 1. nach Ticketvariante und 2. nach Kaufdatum. So kannst du gezielt bestimmte Gruppen deiner Ticketkäufer:innen ansprechen. Mit dem Filter "Auch an zukünftige Käufer:innen verschicken" kannst du deine Informationsmail auch vorplanen
Solltest du bereits eine Gästeliste außerhalb der Zentrale - ganz oldschool - zusammengetragen haben, kannst du diese easy im Nachgang zu deiner Ticketkäufer:innen-Liste hinzufügen.
Wähle dazu im Reiter Ticketkäufer rechts oben die Option +Ticket erstellen und dann +Gästeliste importieren.
Alles was wir von dir brauchen ist eine .xlsx, .xls, oder .csv Datei mit den Spalten Name, E-Mail, Variante, Anzahl, per E-Mail verschicken. Ein Beispiel findest du direkt in der Zentrale oder hier im Screenshot:
Mit einem Klick auf den Button Daten Importieren gelangst du in diese Ansicht:
Lade deine Datei hier einfach hoch und deine importierte Gästeliste erscheint dann als generiertes Ticket in den Ticketkäufen unter dem Reiter Gästeliste.
Du hast die Möglichkeit benutzerdefinierte Fragen zu erstellen, welche beim Ticketkauf oder beim Ticketdownload zusätzlich abgefragt werden. Die Standard-Pflichtfelder sind Name, E-Mail und Wiederholung der E-Mail.
Zusätzlich kannst du aber auch andere Eingaben abfragen. Diese können pro Ticket erfolgen oder aber auch pro Kauf. Du kannst zwischen Pflichtfeld und optionales Feld wählen.
Ein Beispiel für eine Frage pro Kauf wäre folgendes:
Ganz unten in der Ansicht siehst du dann die Ergebnisse der bisherigen Ticketkäufe.
Die Antworten können dann über den Reiter Ticketkäufer:innen im jeweiligen Kauf eingesehen werden. Über das Dropdown Menü Mehr kannst du dir auch eine Excel mit Details runterladen, um alle Käufer:innen + Antworten zu exportieren.
Wenn du deinen Ticketkäufer:innen bei Veranstaltungsausfall ausnahmsweise die Möglichkeit geben möchtest, selbstständig ein Ticket zu stornieren, kannst du ihnen über die Mailkampagne einen Link schicken. Gehe dafür wie folgt vor:
- Wende dich an zentrale@rausgegangen.de, um die Funktion freizuschalten.
- Verschicke unter dem Reiter "Informationsmail" eine Mail an alle Ticketkäufer:innen. Dabei müssen die Bausteine in Klammern enthalten sein, alles andere kannst du natürlich in einem individuellen Text anpassen.
Hallo {{buyer_name}},
leider müssen wir dir mitteilen, dass das Event erneut verschoben wird. Wenn du möchtest kannst du dir das Geld unter folgender Url zurückerstatten lassen.
{{purchase__refund_url}}
Viele Grüße,
dein Team
Für die Ticketkäufer:innen sieht die Stornierungsseite dann so aus:
