Bevor es los geht

Du kannst für dein Event eine Ticketverlosung einstellen. Damit erreichst du bis zu 50% mehr Aufmerksamkeit, da die Veranstaltung bei uns in der obersten Kategorie „Verlosung" landet.

Zuerst einmal brauchst du aber die Berechtigung, um eine Verlosung einstellen zu können. Falls du diese noch nicht hast, schreib uns über diesen Link: https://rausgegangen-assist.freshdesk.com/de/support/tickets/new

Die Verlosung kann zwischen 2 und 30 Tagen vor dem Event-Start eingestellt werden.

Verlosung anlegen

Um die Verlosung anzulegen, kannst du in der Übersicht des Events einfach auf den Button „Verlosung erstellen“ klicken. 

Ticketanzahl

Jetzt kannst du auswählen, wie viele Tickets du verlosen möchtest: 

Die Tickets werden immer mit einer +1 verlost, also ist von 1x2 bis 50x2 alles möglich. 

Auslosezeitpunkt

Beim Auslosezeitpunkt wählst du, wie viele Tage vor dem Event-Start die Verlosung automatisch ausgelost werden soll – zwischen 2 und 30 Tagen. Standardmäßig sind 2 Tage voreingestellt.

Codenamen

Um die Abwicklung für uns zu vereinfachen, arbeiten wir bei Verlosungen jeweils mit einem Codenamen + einer einzigartigen Buchstaben-Kombination. 

Wenn die Verlosung erstellt wurde, siehst du welche Codenamen generiert wurden. 

Diese musst du nun bestätigen, erst dann ist deine Verlosung aktiv.

Du kannst den Status deinem Dashboard einsehen: erst wenn die Veranstaltung „Aktiv“ ist, ist sie online. Ist der Status „Angelegt“ fehlen noch ein paar Schritte.

Wenn du die Codenamen bestätigt hast wird dir eine Mail mit Infos zu den Codenamen geschickt: Diese Codenamen kannst du nun dem Einlasspersonal weitergegeben, denn darunter melden sich die Gewinner:innen am Tag der Veranstaltung vor Ort.

Informationen für Gewinner:innen hinzufügen

Wenn es noch Informationen gibt, die an die Gewinner:innen gegeben werden sollen, kannst du einen Text hinzufügen. Dafür gehst du in deinem Event unter "Verlosung(1.)" unten bei "Wichtige Informationen für deine Gewinner:innen:" auf "Hinzufügen"(2.)

In der Zentrale kannst du beim Erstellen oder Bearbeiten einer Verlosung folgende Einstellungen vornehmen:

Anzahl der verlosten Tickets

Du entscheidest, wie viele Gewinner:innen es geben soll. Dabei gilt: Pro Gewinner:in werden automatisch 2 Tickets vergeben.

Auslosezeitpunkt

Du wählst, wie viele Tage vor dem Event-Start ausgelost werden soll – zwischen 2 und 30 Tagen. Standardmäßig wird 2 Tage vor dem Event-Start ausgelost.

Optionale Textfelder

Dir stehen zwei zusätzliche Felder zur Verfügung, um deine Verlosung mit weiteren Infos auszustatten:

1) Wichtige Informationen für deine Gewinner:innen

Nutze dieses Feld, um hilfreiche Hinweise zu geben – z. B. zum Ablauf, zum Einlass oder zum Event selbst. Diese Infos werden gemeinsam mit dem Gewinn und den Codewörtern an die Gewinner:innen geschickt.

2) Teilnahmebedingungen

Falls du besondere Teilnahmebedingungen hast, kannst du sie hier eintragen.

Wichtig: keine Bearbeitung nach der Auslosung
Sobald der Auslosezeitpunkt verstrichen ist, kannst du die Verlosung nicht mehr bearbeiten. Überprüfe daher vorab nochmal alle Angaben in Ruhe.

Die Verlosungen in Web & Website sind für dich kostenlos! Wir wollen dich als Veranstalter:in über unsere Plattform bestmöglich unterstützen. Schreib uns einfach an zentrale@rausgegangen.de, wenn du noch keine Berechtigung für Verlosungen in der Zentrale hast.

Wenn du an einer Verlosung über unsere Social Media Kanäle interessiert bist, schau mal in den FAQ zum Marketing Tool rein, oder check direkt das Feature aus.

Standardmäßig werden Verlosungen vollautomatisch 2 Tage (48 Stunden) vor dem Event ausgelost. Beim Erstellen der Verlosung kannst du den Auslosezeitpunkt selbst wählen – zwischen 2 und 30 Tagen vor dem Event-Start. Dann wird eine Mail an die Gewinner:innen rausgeschickt, in der sie ihren Gewinn innerhalb von 24 Stunden bestätigen müssen.

Erst wenn sie den Gewinn bestätigen, bekommen sie die Codenamen zugeschickt.

Falls sie den Gewinn nicht rechtzeitig bestätigen, haben die anderen Teilnehmer:innen die Chance, über eine weitere automatische Mail den Gästelistenplatz zu gewinnen.

Das funktioniert nach dem First Come, First Served Prinzip: Die Nutzer:innen, die zuerst bestätigen, kriegen die Plätze.

In dem Event unter dem Reiter „Verlosung" gibt es eine Übersicht über die Codenamen und Gewinner. Hier kannst du checken, welche Gewinner:innen ihre Gewinne schon akzeptiert haben. Bei grüner Markierung und Haken ist der Gewinn akzeptiert und bei gelber Markierung und Warnsymbol ist er es noch nicht.

Nein, die Gewinner:innenplätze gehen nicht automatisch von deinem Ticketkontingent ab, da keine Tickets versendet werden, sondern Codenamen. Wenn du die Gewinner:innen deiner Verlosung dennoch mit dem Kontingent verrechnen möchtest, kannst du entweder dein Kontingen oder deine Ticketvarianten bearbeiten, oder du erstellst Tickets im Reiter "Ticketkäufe" und bearbeitest so deine Gästeliste.

Damit wir Dubletten vermeiden und die Sicherheit garantieren können, haben wir Codenamen entwickelt, die mit einem uniquen Zusatz ergänzt werden. Damit wir einen reibungslosen Ablauf garantieren können und die Verlosungsvergabe funktioniert, müssen wir das automatisieren und können Klarnamen nicht im Voraus herausgeben. Da wir erst am Vorabend verlosen, kann sich auch kurzfristig noch ein Name ändern - den hohen kurzfristigen Abstimmungsaufwand wollen wir vermeiden durch die Vergabe von Codenamen.

Bei einer Verlosung werden keine Tickets an die Gewinner:innen verschickt. Wir arbeiten mit Codenamen, bestehend aus einem Namen + unique Zahlencode. Diesen kannst du im Anschluss bei deinem Einlasspersonal hinterlegen.

Es werden keine Tickets rausgeschickt, da Verlosungen sowohl für Events mit Ticketing über Rausgegangen, als auch für Events ohne Ticketing bei Rausgegangen eingestellt werden können. 

Wenn es dir dennoch sehr wichtig ist, Tickets zu deinem Event an deine Gewinner:innen rauszuschicken, kannst unter "Ticketkäufer" ein Ticket für sie erstellen und deine Gästeliste bearbeiten.

Deine Verlosung kann zwischen 2 Tagen (48 Stunden) und bis zu 30 Tagen vor dem Event-Start eingestellt werden. Den genauen Auslosezeitpunkt wählst du direkt beim Erstellen der Verlosung.

Wir empfehlen, die Verlosung möglichst früh einzustellen, damit möglichst viele Teilnehmer:innen die Chance haben, sich anzumelden.

Möchtest du den Gewinner:innen noch spezifische Informationen vorab zur Veranstaltung mitteilen, bspw. wann sie ihre Tickets abholen müssen oder was bei der Veranstaltung zu beachten ist, kannst du diese im Textfeld Information des/der Veranstalter:in hinzufügen. Die Info wird dann in der Gewinnmail angezeigt. So sind die Gewinner:innen top informiert und wissen, was zu tun ist.

Die Auslosung findet zum von dir beim Erstellen der Verlosung gewählten Zeitpunkt statt – standardmäßig 2 Tage vor dem Event-Start. Du kannst den Auslosezeitpunkt zwischen 2 und 30 Tagen vor dem Event-Start selbst festlegen.

In manchen Fällen kann eine frühere Auslosung sinnvoll sein (z.B. bei Festivals, bei denen eine Anreise geplant werden muss). Wenn du ein mehrtägiges Festival planst, passen wir gerne das Auslosedatum für dich an. Schreib uns dazu einfach über das Kontaktformular:

https://rausgegangen-assist.freshdesk.com/support/tickets/new

Beachte bitte, dass die Bearbeitung deiner Anfrage bis zu drei Werktagen dauern kann.

Die mit dem Gewinnspiel verbundenen Daten der Teilnehmer:innen dürfen ausschließlich zu Informationszwecken in Verbindung mit der Verlosung verwendet werden.

Deine Verlosung wird automatisch abgebrochen, wenn du den Status deines Events auf Abgesagt stellst. Hierzu klickst du in der Übersicht deines Events beim Terminstatus auf "Abgesagt".

Wir schicken dann eine Nachricht an die Gewinner:innen, damit diese auch bescheid wissen.

Wenn du deine Verlosung im Nachhinein bearbeiten möchtest, um dein Kontingent zu erhöhen, kannst du das wie folgt erledigen: 

Im Reiter Verlosungen findest du hinter deinem Kontingent einen kleinen Stift unter Actions.

In dieser Ansicht kannst du dann dein Kontingent auf bis zu 50x2, also insgesamt 100 Gästelisteplätze einstellen. Im unteren Freitextfeld kannst du zudem noch eine Nachricht an deine Gewinner:innen hinterlassen. Dieser Platz eignet sich gut, um Event-Spezifische Infos zu hinterlassen wie Einlasszeit, oder wo sich die Gewinner:innen melden sollen. 

Speichere zuletzt noch alles ab und am Ende deiner Verlosung wird die bearbeitete Anzahl deiner Gästelistenslots verlost. 

• Angelegt - Die Verlosung wurde angelegt, aber noch nicht bestätigt. Sie ist noch nicht sichtbar und es können noch keine Nutzer:innen Teilnehmen.

• Aktiv - Die Codenamen wurden bestätigt und die Verlosung somit live genommen. Jetzt ist sie sichtbar und Nutzer:innen können sie auf Rausgegangen sehen und teilnehmen

• Nicht veröffentlicht - Der Termin muss veröffentlicht werden, bevor die Verlosung veröffentlicht werden kann. Dieser Artikel kann dir dabei helfen: https://rausgegangen.freshdesk.com/a/solutions/articles/44002399494?lang=de&portalId=44000127917

• Abgebrochen - Wenn der Termin Abgesagt wurde wird die Verlosung auf Abgebrochen gesetzt.

• Ausgelost - Die Gewinner wurden ausgelost und haben eine Email bekommen um ihre Gewinne zu bestätigen. Die Verlosung ist nicht mehr aktiv

• Latecomer ausgelost - Die Plätze, die nicht von den Gewinnern bestätigt wurden wurden an andere Teilnehmer vergeben.

• Abgeschlossen  - Die Verlosung ist fertig abgeschlossen

Zum Start liest du dir am besten diese zwei Artikel durch: 

WIE LEGE ICH EINE VERLOSUNG AN?

WIE FUNKTIONIERT DIE AUSLOSUNG?

Dann kannst du eigentlich schon los legen, aber wenn du danach noch Fragen hast kannst du hier alle Infos zu Verlosungen finden:

Alle Artikel zu Verlosungen auf der Zentrale

Wenn doch noch etwas unklar ist, dann kannst du natürlich auch noch mal über das Portal nachfragen und wir helfen dir gerne weiter.